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Como usar formato condicional para detectar Emails repetidos en una base de datos

marzo 9, 2011

Aunque en este blog no se hacen tareas escolares o proyectos de los lectores, simplemente porque no me daría el tiempo de contestar todas sus dudas. En esta ocasión trato de resolver la duda de una amable lectora: Alba Lucía, la cual hace la siguiente pregunta en un comentario:

Buenas, necesito ayuda, y es lo siguiente: necesito sacar los email repetidos de una base de datos que es de 8142 datos o que se muestren en algun color u otra forma, y solo tiene esta columna, entonces para mirar cuantos repetidos hay y cuales. gracias por la ayuda es urgente!!!!!! me explico

EJEMPLO

columna

A

sonia27@hotmail.com
sara12@yahoo.com
maria21@gmail.com
sara12@yahoo.com
sonia27@hotmail.com
maria21@gmail.com

Bien, supongamos que tenemos los Email en una base de datos y que aparecen en la columna B, de la siguiente forma:

Ahora, seleccionamos el rango completo de la base de datos y ordenamos (en forma ascendente o descendente para el caso sería igual, aunque yo en este caso ordené en forma ascendente) respecto a la columna que B, la cual contiene los EMails. La base de datos con los EMails ordenados en forma ascendente nos quedarían de la siguiente forma:

Obviamente, en este caso ya es fácil identificar los correos repetidos, pero no probablemente en una base de datos de 8000 correos electrónicos.

Ahora usaremos formato condicional para darle un formato especial a la celda, cuya celda inmediata inferior exactamente el mismo correo. Para ello en primer lugar seleccionamos  el rango que contiene todos los EMails, en este caso en la columna B. Una vez teniendo seleccionado el rango, hacemos la selección de menú: Format/Conditional Formatting, después de lo cual aparece la forma:

En condición, seleccionamos: Formula is, e introducimos la fórmula que tiene la siguiente forma, seleccionamos el tipo de formato de celda que querramos, en este caso seleccione, darle el color de la celda de verde.

Después de oprimir el botón OK, aparecerán formateadas las celdas de la siguiente forma:

Y ya tendremos una forma de identificar más fácilmente los EMails repetidos. Obviamente, los beneficios de este método se apreciarán mayormente en una base de datos grande.

5 comentarios leave one →
  1. alba lucia permalink
    marzo 10, 2011 4:27 pm

    Hola, gracias por la respuesta esta super bien pero te pregunto una cosita: Tengo excel 97-2003 y tengo la pestaña de formato condicional pero esta opción de conditional formatting no me aparece y no puedo sacar la formula como hago? donde puedo buscar para convertilo o como lo puedo hacer? muchas gracias otra ves.

  2. Macario Hernández permalink*
    marzo 10, 2011 4:43 pm

    Hola Lucía

    Es la misma opción, sucede que yo tengo Excel 2003 en Inglés, entonces en Español la opción de menú es Formato Condicional, y en Inglés: es Conditional Formating.

    Saludos

    Macario

  3. alba permalink
    marzo 17, 2011 11:17 am

    Hola Macario, jajaja pero por supuesto que se que es formato condicional pero en ingles, a lo que yo me refiero cuando te hice la pregunta es a que el cuadrito como tal con esa formula y con esa estructura no me sale y estan varias opciones en formato condicinal, pero esa que contiene la formula que necesito no esta en mi pestaña de excel. gracias

  4. Macario Hernández permalink*
    marzo 17, 2011 11:28 am

    Es que esa fórmula, tal cual, nunca la vas a encontrar en Excel, tú la tienes que introducir, Albita. En la forma de formato condicional, aparecen (por default) debajo de Condition1: Cell Value is (o su equivalente en español) a la derecha hay una flechita, si le picas, un menú pop down con las opciones: Cell Value is y Formula is. Seleccionas Formula is (o su equivalente en español), y tecleas la fórmula adecuada, no tiene que ser exactamente la que yo tengo en el exemplo, depende de en que columna tengas los correos.

    Saludos y suerte

  5. alba permalink
    marzo 17, 2011 11:30 am

    aaaaa perdon tengo es excel 2007, te habia escrito mal. Gracias

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